اتوماسیون داخلی و اداری چیست؟

(Automation) تركيبي است از دو كلمه "automatic" و "operation" و به معني عمل كردن بدون عامل خارجي (انسان) يا با كمترين تاثير عامل خارجي است. بعبارتي اتوماسيون يعني خودكارشدن عمليات. خودكارسازي اداري مجموعه‌اي از روش‌ها براي ثبت و نمايش و مديريت روندهاي اداري , فني و مالي ميباشد.

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود.

(Automation) تركيبي است از دو كلمه "automatic" و "operation" و به معني عمل كردن بدون عامل خارجي (انسان) يا با كمترين تاثير عامل خارجي است. بعبارتي اتوماسيون يعني خودكارشدن عمليات. خودكارسازي اداري مجموعه‌اي از روش‌ها براي ثبت و نمايش و مديريت روندهاي اداري , فني و مالي ميباشد.

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت. امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

اتوماسیون اداری

لزوم استفاده جامع از سیستم اتوماسیون اداري چیست؟
با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداري و گردش نامه ها و اسناد در سازمانها و مؤسسات اداري بسیار بالا می باشد، وجودیک سیستم نامناسب مکاتبات اداري باعث اتلاف زمان، صرف انرژي بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدنسازمان می شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداري می تواند حجم عمده اي ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفهجویی اقتصادي و افزایش بهره وري گردد.
در هر ارگانی که الگوي سازمان الکترونیکی به طور صحیح و کامل پیاده سازي شود، آن ارگان تبدیل به سازمانی بدون نیازبه کاغذ، با عکس العمل هایی سریع و کارآمد خواهد شد.
در یک سازمان الکترونیکی امکانات فراوان اینترنتی و اینترانتی وجود دارد که در سایه یکپارچگی این امکانات، اطلاعات بهشکل صحیحی جریان می یابد و سازمان با هر حجمی که باشد می تواند سرعت و صحت را در کنار هم در اختیار داشتهباشد.با قرارگیري در قالب یک سازمان الکترونیکی کارآمد، زمان و انرژي بسیاري حفظ خواهد شد.

مثلاً دیگر نیازي به هماهنگی بین مدیران براي برگزاري جلسات مداوم تصمیم گیري نخواهد بود و بسیاري از تصمیم
گیري ها در قالب نامه هاي الکترونیکی انجام می پذیرد.

سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و ... از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
1- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
2-امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
3- امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
4- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی 
5- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
6- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی 
7- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
8- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
9-امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس.

امکانات دیگری که می تواند یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:
1- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ...
2- امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
3- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است.

 

اتوماسیون شرکت خود را به دات نرم افزار بسپارید...

جهت سفارش با شماره  88430578_021 تماس بگیرید...
منبع

دات بلاگ

پست قبلی

محققان شکل جدیدی از نور را کشف کردند

پست بعدی

7 اشتباه بهداشتی که هر روز انجام می‌دهید

در همین رابطه بخوانید :

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...

نام :
 
وب سایت :
دیدگاه :
پست الکترونیک :
 
نشانی پست الکترونیک شما نمایش داده نخواهد شد.