تاثیرات اتوماسیون اداری در شرکت ها و سازمان ها

اگر مقاله نرم افزار اتوماسیون اداری چرایی و چیستی ؟ را مطالعه کرده باشید، شاید سوالات دیگری هم در این رابطه در ذهنتان بوجود آمده باشد. در این مقاله می خواهیم به بررسی اثرات مثبت و منفی ورود اتوماسیون اداری به شرکت ها و سازمان ها بپردازیم.

اتوماسیون اداری راهی برای پیشرفت سازمان از طریق بالا بردن دقت در انجام کارها، صرفه جویی در زمان، بالا بردن سرعت پاسخگویی به مشتریان، کاهش هزینه ها و ... است.
وقتی که اتوماسیون اداری بطور کامل در سازمانی پیاده سازی شود نقش پر رنگی بر همه فعالیت ها دارد و این امکان را به پرسنل می دهد که بتوانند با بهره گیری از اتوماسیون راه کارهای مفیدی را به سازمان تزیق کنند و بهره وری را بالا ببرند. با جایگزین شدن روش های سنتی و منسوخ شده به راه حل های آنلاین و تمام اتوماتیک سرعت گردش کارها و اثر بخشی، افزایش پیدا می کند.

مزیت استفاده از اتوماسیون اداری

تاثیرات مثبت اتوماسیون اداری (مزیت استفاده از اتوماسیون اداری)

اگر بخواهیم از تاثیرات مثبت یک اتوماسیون اداری در سازمان صحبت کنیم قبل از هر چیزی باید آموزش کار با اتوماسیون را به پرسنل داده باشیم و پس از آن منتظر تاثیرات مثبت آن شویم.
یکی از تاثیرات مثبتی که به زودی آن را مشاهده می کنید، خداحافظی با کاغذ و پرونده های کاغذی است. هنگامی که ما از اتوماسیون اداری استفاده می کنیم به خیل عظیمی از دوستاران محیط زیست می پیوندید. تمامی پرونده ها و کاغذهای دبیرخانه جای خود را به داده های کامپیوتری که در دیتابیس ذخیره می شوند می دهند. شما چه دبیرخانه بصورت فیزیکی داشته باشید چه یک سرور که داده ها در آن ذخیره شود باید امنیت هر دو محل را تامین نماید و صد البته که حفاظت از داده های کامپیوتری و تهیه نسخه پشتیبان، کار راحت تر و مقرون به صرفه تریست.
از آنجا استفاده از این سیستم سرعت کارها را بالا تر می برد و دسترسی به داده ها را راحت تر می کند، انگیزه پرسنل نیز به مراتب بالاتر رفته و کارها با دقت بیشتری انجام می شوند. همچنین مهارت استفاه از اتوماسیون اداری برای هر کارمند مزیت و تخصصی مجزا حساب می شود و موجب اعتبار وی در آینده خواهد شد. 
علاوه بر دسترسی آسان و ایمن تر به داده ها، رابطه و وابستگی جغرافیایی سازمان ها کاهش پیدا می کند و در صورتی که شما از نسخه نرم افزار تحت وب اتوماسیون اداری استفاده کنید، مسیر انتقال اطلاعات نیز کاهش می یابد.

تاثیرات منفی اتوماسیون اداری (معایب اتوماسیون اداری)

در حقیقت سیستم اتوماسیون اداری بنا به اثر گذاری مثبت راه اندازی شده است و نمی توان عیبی در آن دید ولی همیشه با ورود یک سیستم جدید به سازمان مقاومت برخی از پرسنل امری طبیعی است چرا که آنها تصور می کنند با جایگزینی یک سیستم پیشرفته به جای سیستم قدیمی کارهایشان پیچیده و زیادتر می شود و امکان دارد نتوانند با آن کنار بیایند یا یادگیری سختی داشته باشد و در نتیجه کار خود را از دست بدهند.

ورود اتوماسیون اداری به شرکت ها

اما در اینجا نقش مدیران و کارشناسان آن سازمان پر رنگ می شود. آنها در صورتی که خودشان اعتقاد به این سیستم داشته باشند، می توانند این باور را طی جلسات مختلف به کارکنان منتقل نمایند و از مقاومت آنان در مقابل یک سیستم جدید بکاهند. پس از مقابله و شکست این مقاومت ها می توان رشد و نظم سازمان را مشاهده کرد.
همچنین عده ای بر این باور اشتباه اند که با ورود سیستم اتوماسیون اداری تعداد کارمندان سازمان کاهش می یابد. در صورتی که با جایگزینی یک سیستم اتوماسیون قدرتمند و جامع، بهره وری در سازمان افزایش یافته و به تبع آن رشد اقتصادی و توسعه سازمانی حاصل می شود که می تواند باعث ورود و استخدام افراد جدید در سازمان شود.

اگر شما هم تجربه ای از کار کردن با اتوماسیون اداری دارید، آن را به اشتراک بگذارید و در صورتی که مشاوره ای می خواهید با ما تماس بگیرید (021-88430578)

پست قبلی

نکات مهم قبل از راه اندازی وب سایت - هدف از طراحی سایت

پست بعدی

نکات مهم قبل از راه اندازی وب سایت - مشتریان و کاربران سایت

مقاله های بیشتر برنامه نویسی

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...

نام :
 
وب سایت :
دیدگاه :
پست الکترونیک :
 
ماهم مثل شما از ایمیل های مزاحم ناراحتیم !!!
نشانی پست الکترونیک شما نمایش داده نخواهد شد.

اتوماسیون اداری